מדריך לעבודה עם סכומי ביניים בתוכנת אקסל

כאשר אנו עובדים עם נתונים רבים במסמך אקסל לעיתים עלינו לפרק אותם לקבוצות שונות רק על מנת לבצע עליהן חישובים שונים. בעבודה עם כמות נתונים גדולה הדבר יכול להוביל לאיבוד מידע או לתוצאות שגויות רק בגלל אי הסדר והבלאגן. לשם כך יצרו את האפשרות סכומי ביניים. לא מכירים את האפשרות ? המדריך הזה הוא בשבילכם.

מאת:רותם כהן

אקסל היא תוכנה המיועדת לעבוד עם נתונים מספריים.המון נתונים מספריים. כאשר אנו נתקלות בכמות נתונים גדולה לפעמים עלינו לשנות את המבנה בו היא מופיעה וזאת על מנת שנוכל לעבד את המידע ולהפיק ממנו מסקנות ולהמשיך הלאה.

כמה זמן יקח לנו לארגן, לחשב ולהציג ממוצע לכל צוות בנפרד ?

כמה זמן יקח לנו לארגן, לחשב ולהציג ממוצע לכל צוות בנפרד ?

כדי לבצע את פעולת הסיכום והחישוב באופן אחיד ואוטומטי על כמות נתונים גדולה נוספה אפשרות סיכום אוטומטי. אפשרות זו מאפשרת למשתמש לבצע חישוב מתמטי , הצגת ממוצע , ספירה ועוד על כמות נתונים גדולה המחולקת על פי פרמטרים הנמצאים בעמודה סמוכה ומגדירים למעשה מהי מהות המספר בטבלה.

המשיכו לקרא !


סכומי ביניים בתוכנת אקסל

על מנת להשתמש באפשרות סכומי ביניים ניתן לפעול על פי השלבים המוצגים בדוגמא הבאה:

1.פתחו את תוכנת אקסל וטענו את המסמך בו נמצאים הנתונים. בדוגמא הבאה אנו משתמשים ברישומי המכירות של צוותי מכירות שונים בשנה האחרונה. ניתן לראות כי המידע לא מסודר או מאורגן בשום צורה

פתחו את תוכנת אקסל וטענו את המסמך בו נמצאים הנתונים. בדוגמא הבאה אנו משתמשים ברישומי המכירות של צוותי מכירות שונים בשנה האחרונה. ניתן לראות כי המידע לא מסודר או מאורגן בשום צורה

2.אנו נסמן את עמודה A המכילה את שמות הצוותים לאחר מכן עברו ללשונית נתונים ונלחץ על כפתור A>Z תחת אפשרות מיון. למעשה, אנו מגדירים מהו הפרמטר על פיו נחלק את המידע המוצג לפנינו ונסדר את המידע על פיו. 

אנו נסמן את עמודה A המכילה את שמות הצוותים לאחר מכן עברו ללשונית נתונים ונלחץ על כפתור A>Z תחת אפשרות מיון. למעשה, אנו מגדירים מהו הפרמטר על פיו נחלק את המידע המוצג לפנינו ונסדר את המידע על פיו.

ניתן לראות כי התוצאה המתקבלת היא למעשה רשימת הפריטים מכווצת על פי שמות הצוות ובפועל מסודרת על פי סדר האלף בית

ניתן לראות כי התוצאה המתקבלת היא למעשה רשימת הפריטים מכווצת על פי שמות הצוות ובפועל מסודרת על פי סדר האלף בית

שימו לב! במידה ותעלה הודעה השואלת האם להרחיב את הבחירה בחרו באפשרות זו ולחצו על כפתור

3.כעת , נסמן את כל נתוני הטבלה , נעבור ללשונית נתונים ולחץ על כפתור סכום ביניים תחת האפשרות חלוקה לרמות

כעת , נסמן את כל נתוני הטבלה , נעבור ללשונית נתונים ולחץ על כפתור סכום ביניים תחת האפשרות חלוקה לרמות

4.בחלון סכום הביניים עלינו לבחור תחילה מהו הפרמטר אשר עבור כל שינוי בו תבצע המערכת פעולת חישוב כלשהי ותציג את התוצאה. במקרה זה אנו נבחר כי בכל שינוי בשם הצוות תוצג תוצאת חישוב של סכום היות ואנו מעוניינים להציג את סך המכירות של כל צוות.

בנוסף , יהיה עלינו לבחור תחת איזה מהטורים בטבלה נציג את התוצאה על מנת שמבנה הטבלה יהיה הגיוני עבור המשתמשים. בסיום נלחץ על כפתור אישור

בחלון סכום הביניים עלינו לבחור תחילה מהו הפרמטר אשר עבור כל שינוי בו תבצע המערכת פעולת חישוב כלשהי ותציג את התוצאה. במקרה זה אנו נבחר כי בכל שינוי בשם הצוות תוצג תוצאת חישוב של סכום היות ואנו מעוניינים להציג את סך המכירות של כל צוות.

5.ניתן לראות כי המערכת יצרה סיכום אוטומטי לכל מכירות הצוותים בחלוקה על פי צוות.הוספנו מעט עיצוב לסימון התוצאות וכעת ניתן לעקוב אחר התוצאות בקלות, במהירות ובלי בלאגן.

ניתן לראות כי המערכת יצרה סיכום אוטומטי לכל מכירות הצוותים בחלוקה על פי צוות.הוספנו מעט עיצוב לסימון התוצאות וכעת ניתן לעקוב אחר התוצאות בקלות, במהירות ובלי בלאגן.

 

 

 

 

 


זה הכל להפעם חברים מקווה שהצלחתכם לסכום לכם את הנתונים בנוחות סמיילי

נתקלתם בתקלה בעת ביצוע המדריך ? לא הצלחתם להגיע לתוצאה המבוקשת ? מעוניינים במדריך על נושא כלשהו שלא קיים בבלוג או סתם לשוחח איתנו ? הגיבו עכשיו במערכת התגובות כאן בבלוג, קפצו לבקר אותנו בעמוד ה Facebook שלנו , בערוץ ה YouTube או במערכת MSA והישארו מעודכנים על ידי הצטרפות RSS שלנו !

ועד לפעם הבאה

Stay Tuned

רותם

אהבתם? שתפו...Email this to someoneShare on FacebookShare on Google+Share on LinkedInTweet about this on Twitter

תגובה אחת “מדריך לעבודה עם סכומי ביניים בתוכנת אקסל

  1. http://

    יפה מאוד, שימושי,

    תשקלו להוציא ספר עם כל מאמרי העזרה וההדרכה שיש באתר שלכם

    שלום שלומי ,

    בהחלט שקלנו נקודה זו אך היות והבלוג מתעדכן ברמה יומית לאחר זמן מה הספר יהפוך ללא רלוונטי .

    הבלוג עומד לרשותך 24 שעות 7 ימים בשבוע ותוכל לגשת אליו בכל פעם שנתקלת בתקלה או שעלתה בידייך שאלה כלשהי. אם לא מצאת את הפיתרון תוכל לשאול שאלה ולקבל מענה .

    המשך יום טוב

    רותם

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *