נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו

אני רוצה להתייחס במדריך הקצר הבא לאפשרות נחמדה ושימושית ב-Outlook בגרסאות 2007, 2010 ו-2013

מאת: עמרי כץ

אני אתייחס לתרחיש הבא, שלפחות מאפיין מאוד אותי בצורה אישית:

יום ראשון, 08:00 בבוקר, את/ה יושב/ת במשרד ופותח את ה-Outlook. את/ה רואה שקיבלת הודעה עם בקשה חשובה (הראשונה בתיבה) של מנהל התפעול. את/ה נועל/ת את העמדה והולך להכין קפה. כשאת/ה חוזר/ת, ההודעה כבר מסומנת כהודעה שנקראה (היא כבר איננה מודגשת).

התזכורת הבאה שאתה מקבל בנושא אותה ההודעה, מלווה בטלפון זועם ממנהל התפעול, שעיקרו: "המסמך אמור היה להיות על שולחני כבר ב-10:00 בבוקר!!".

אז למה בעצם זה קורה?

כברירת מחדל, מציג לנו ה-Outlook את חלונית הקריאה (Reading Pane).

נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו

לאחר הצבעה על הודעת דואר אלקטרוני, היא מסומנת כהודעה שנקראה. זאת מאחר וההודעה אכן מוצגת למשתמש בחלונית הקריאה בצדו הימני (או השמאלי למשתמשים בממשק בשפה העברית) של ה-Outlook.

כך שבמבחן התוצאה – הקלקתם פעם אחת באמצעות העכבר על הודעת דוא"ל, היא כבר לא מוצגת כהודעה חדשה שלא נקראה (כהודעה מודגשת).

נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו


Outlook מאפשר לנו לקבוע בצורה מותאמת אישית את כמות השניות שתעבור בעת הצבעה על הודעת דוא"ל, עד אשר היא תסומן כהודעה שנקראה.

לשם כך, יש לבצע את הפעולות הבאות:

משתמשי Outlook 2007 – אנא עקבו אחר סעיפים 1-3.

משתמשי Outlook 2010 – אנא עקבו אחר סעיפים 4-6.

משתמשי Outlook 2013 – אנא עקבו אחר סעיפים 6-


משתמשי Outlook 2007

1. לחצו על Tools (כלים) ולאחר מכן על Options (אפשרויות).

נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו

2. בחלון שנפתח, עברו ללשונית Other (אחר) ולאחר מכן לחצו על Reading Pane (חלונית קריאה).

נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו

3. בחלונית שנפתחה, וודאו כי הסימול: Mark items as read when viewed in the Reading Pane (סמן פריטים כפריטים שנקראו בעת הצגה בחלונית הקריאה).

לאחר מכן, התאימו אישית את מספר השניות שברצונכם לקבוע לסימון של הודעה שהודעה שנקראה (תוכלו פשוט לבטל את הסימון שתואר בתחילת הסעיף, על מנת לבטל אפשרות זו לחלוטין).

לאחר שהזנתם את מספר השניות הרצוי, לחצו על OK (אישור) פעמיים על מנת לאשר את התהליך.

נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו

כעת, הצבעה או הקלקה על הודעת דוא"ל, לא תסמן אותה כהודעה שנקראה (עד להמתנה של משך הזמן שהגדרתם בסעיף 3).


משתמשי Outlook 2010

4. לחצו על File (קובץ) ולאחר מכן על Options (אפשרויות).

נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו

5. בחלון שנפתח, לחצו על Mail (דואר) ולאחר מכן בקטגוריית Outlook Panes (חלוניות Outlook) על Reading Pane (חלונית קריאה).

נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו

6. בחלונית שנפתחה, וודאו כי הסימול: Mark items as read when viewed in the Reading Pane (סמן פריטים כפריטים שנקראו בעת הצגה בחלונית הקריאה).

לאחר מכן, התאימו אישית את מספר השניות שברצונכם לקבוע לסימון של הודעה שהודעה שנקראה (תוכלו פשוט לבטל את הסימון שתואר בתחילת הסעיף, על מנת לבטל אפשרות זו לחלוטין).

לאחר שהזנתם את מספר השניות הרצוי, לחצו על OK (אישור) פעמיים על מנת לאשר את התהליך.

נקרא או לא נקרא? התאמה אישית של סימון הודעות כהודעות שנקראו

כעת, הצבעה או הקלקה על הודעת דוא"ל, לא תסמן אותה כהודעה שנקראה (עד להמתנה של משך הזמן שהגדרתם בסעיף 6).


משתמשי Outlook 2013

7. פתחו את Outlook ולחצו על קובץ(File).

פתחו את Outlook ולחצו על קובץ(File).

8. כעת בחרו ב-אפשרויות(Options).

כעת בחרו ב-אפשרויות(Options).

9. בתפריט שיפתח מולכם כעת, עברו ללשונית דואר ולאחר מכן לחצו על חלונית קריאה(Reading Pane).

בתפריט שיפתח מולכם כעת, עברו ללשונית דואר ולאחר מכן לחצו על חלונית קריאה(Reading Pane).

10. בחלונית שנפתחה, וודאו כי הסימול: סמן פריטים כפריטים שנקראו בעת הצגה בחלונית הקריאה ( Mark items as read when viewed in the Reading Pane)

לאחר מכן, התאימו אישית את מספר השניות שברצונכם לקבוע לסימון של הודעה שהודעה שנקראה (תוכלו פשוט לבטל את הסימון שתואר בתחילת הסעיף, על מנת לבטל אפשרות זו לחלוטין).

לאחר שהזנתם את מספר השניות הרצוי, לחצו על OK (אישור) פעמיים על מנת לאשר את התהליך.

לאחר שהזנתם את מספר השניות הרצוי, לחצו על OK (אישור) פעמיים על מנת לאשר את התהליך.

כעת, הצבעה או הקלקה על הודעת דוא"ל, לא תסמן אותה כהודעה שנקראה (עד להמתנה של משך הזמן שהגדרתם בסעיף 9).


הגיבו במערכת התגובות כאן בבלוג או קפצו לבקר אותנו בעמוד Microsoft ב-Facebook ו-YouTube. תוכלו לבקר אותנו גם במערכת MSA לשאול שאלות ולקבל תשובות וכמובן להירשם לעדכוני ה –RSS שלנו כדי להישאר מעודכנים כל העת

ועד לפעם הבאה.

Keep It Real

עמרי

אהבתם? שתפו...Email this to someoneShare on FacebookShare on Google+Share on LinkedInTweet about this on Twitter

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *