גם האופיס שלי יכול לעשות את זה ?

כולנו מכירים את חבילת Microsoft Office שמלווה אותנו כבר שנים ארוכות בבית, בלימודים ובעבודה. אבל, מסתבר שלחבילת התוכנות המוכרות ישנם כמה פיצ'רים חדשים שרבים מאתנו כלל לא מכירים. רוצים לגלות את היכולות החדשות?

עוד מימיה הראשונים, חבילת התוכנות המשרדיות של Microsoft היוותה פריצת דרך משמעותית בכל מה שקשור למידע שלנו. למעשה, מאותו הרגע, הושקו תוכנות ייעודיות שאפשרו לנו לבנות מסמכי טקסט ארוכים ומעוצבים, לנהל נתונים בצורה מסודרת ומאורגנת, לאגד את כל המידע לתוך מצגת יפיפייה ואפילו לשלוח אותה בדואר אלקטרוני בממשק משתמש נוח וקל.

כמו שכולנו יודעים, כל גרסה חדשה של חבילת התוכנות Office מביאה איתה גם כמה עשרות תכונות ויכולות חדשות ולעיתים פשוט לא מספיקים ללמוד את כל השפע החדש הזה.

החלטנו לעצור לרגע ולגלות לכם כמה טיפים וטריקים שיהפכו את החיים שלכם לפשוטים בהרבה ורבים מכם כלל לא מכירים בתוך חבילת התוכנות של Microsoft Office.

סליחה – אפשר בבקשה להסיר את הרקע מהתמונה?

כמה פעמים רציתם לשלב תמונה במסמך Word, אבל רציתם להיפטר מהרקע? קרוב לוודאי שבכל פעם שנתקלתם בסיטואציה כזו פניתם לחבר שמבין דבר או שניים בגרפיקה וביקשתם עזרה. אבל, תוכנת Word מאפשרת לכם להסיר את הרקע מהתמונות בכמה קליקים.

כדי לבצע את הפעולה כל שעליהם לעשות הוא פשוט להוסיף את התמונה ולעבור ללשונית עיצוב. בלשונית זו בחרו בכפתור "הסר רקע". מרגע הזה תוכלו לנקות את הרקע של התמונה בתוך שניות וליהנות מהתוצאה.

1

 איך אפשר להוסיף נתונים באופן אוטומטי?

כמעט כל אחד מאתנו נתקל במקרה בו רצה שתוכנת Word תוסיף למסמך נתון כלשהו באופן אוטומטי, כמו למשל מיקום שמירת הקובץ, שם הקובץ או אפילו תאריך ושעה. אז נכון, אפשר לפנות למתכנתי VBA שיבנו בעבורכם פונקציה ארוכה ומסובכת או פשוט להשתמש בכלי "חלקים מהירים".

כדי להשתמש באפשרות זו, עברו ללשונית הוספה ולאחר מכן לחצו על כפתור חלקים מהירים. בתפריט שיפתח לפניכם בחרו באפשרות שדה. כעת, פשוט בחרו בסוג השדה שתרצו להוסיף והרי לכם שדה דינמי שמתעדכן באופן אוטומטי.

2

 עם איזה טווח נתונים עבדתי?

אם אתם דווקא נמנים עם חובבי תוכנת אקסל, קרוב לוודאי שאתם עובדים עם טווחי נתונים שמוצגים בדרך כלל באופן די מורכב. אבל מה תאמרו אם נגיד לכם שמהיום תוכלו פשוט להקצות שם לטווח הנתונים הזה ובכל פעם שתרצו להתייחס אליו, בפונקציה, בתכנות VBA או בכל אפשרות אחרת תשמשו באותו שם?

כדי להקצות שם לטווח נתונים עליו אתם עובדים כל שעליכם לעשות הוא פשוט לסמן את טווח הנתונים ולעבור ללשונית נוסחאות. בלשונית זו לחצו על כפתור "הגדר שם" והקצו שם לטווח הנתונים. אם הקצאתם כמה שמות תוכלו לראות את כולם (ואת הטווחים המוגדרים להם) במנהל השמות המופיע באותה חלונית.

3 איך אפשר לשתף מצגת שיצרתי?

יצרתם מצגת מרשימה בעבודה או בלימודים ואתם רוצים לשתף אותה עם שאר העובדים או החברים. האפשרות הראשונה היא כמובן שימוש ברשתות החברתיות, אבל בזירה הזו אין לכם שליטה על המידע ואינכם יכולים לדעת באמת מי צפה במצגת שלכם.

בתוך תוכנת PowerPoint מתחבא פיצ'ר קטן שמאפשר לכם לשתף את המצגת בקלות על ידי שימוש בשירות OneDrive של מיקרוסופט. כדי לשתף את המצגת, פתחו את תוכנת PowerPoint, עברו ללשונית "הצגת שקופיות" ובחרו באפשרות "הצג באופן מקוון". מרגע זה תוכלו להפעיל או להפסיק את שיתוף המצגת שלכם בתוך שניות.

 4

 איך עושים סדר במיילים?

תוכנת Outlook מספקת לנו כלים מעולים לעבודה יום יומית בנפחים גדולים, ולכן לעיתים אנחנו מתקשים למצוא מיילים בבליל המידע שנכנס ויוצא מתיבת הדואר האלקטרונית שלנו.

אחת התכונות שרבים מכם וודאי לא מכירים היא האפשרות ליצירת תיקיות חיפוש מותאמות אישית שיאגדו באופן אוטומטי את כל המיילים שלכם. כדי ליצור תיקיה כזאת, כל מה שאתם צריכים לעשות הוא לפתוח את תוכנת Outlook ולעבור ללשונית "תיקיה", שם לחצו על כפתור תיקיית חיפוש חדשה. מרגע זה, נותר לכם לבחור רק מה תרצו שיועבר לתיקיה זו באופן אוטומטי.

5

כולנו יודעים שחבילת התוכנות של Microsoft Office היא חבילת התוכנות הנפוצה והשמישה ביותר בעולם כיום. אבל, לחץ העבודה והלימודים גורם לנו להתחיל לעבוד עם התוכנות מבלי לבדוק את כל הפיצ'רים שמסתתרים מאחורי הלשוניות הרבות בכל תוכנה.

העצה הטובה ביותר שנוכל לתת לכם היא להקדיש כמה דקות ולסקור את כל התכונות הקיימות בתוכנה. תופתעו לגלות כמה תכונות מסתתרות בתוכנות שהכרתם וכמה זמן הם יכולים לחסוך לכם.

my-office-can-do-it

 

אהבתם? שתפו...Email this to someoneShare on FacebookShare on Google+Share on LinkedInTweet about this on Twitter