ייבוא קובץ CSV לתוכנת Outlook

במדריך זה נלמד כיצד לייבא קובץ בפורמט CSV אשר נפוץ בשימוש אוניברסלי בין תוכנות ושירותים שונים, בעיקר בייבוא וייצוא רשומות של אנשי קשר .

מאת: שחר שושן

מהו CSV?

ראשי תיבות של Comma Seperated Value, ערכים מופרדים בפסיקים, זוהי שיטה אוניברסלית לייצוא
וייבוא מידע בין תוכנות שאין להן קשר ממשי ביניהן, למשל בין Outlook לשירות GMAIL.

היות וזו פלטפורמה המשמשת הרבה תוכנות יש פוטנציאל להרבה חוסר הבנה בין
תוכנות שגורם לשגיאות.
למשל Live Mail יקרא לתא "כתובת דואר אלקטרוני" אך Outlook יקרא לתא "דואר אלקטרוני"
ההבדל הפעוט גורם לקובץ להיות בלתי קריא ולהופיע כג'יבריש.

אז מה נוכל לעשות כדי לסדר זאת?

ניתן לצפות בתוכן הקובץ CSV בתוך תוכנת Excel, זהו פורמט מוגבל מאוד שיכול להכיל טקסט, פסיקים,
ולא הרבה מעבר לזה.

כאשר מייצאים קובץ CSV הוא נראה כך:

1_thumb3_thumb

שפת הכותרת של התא משתנה לפי שפת הממשק של התוכנה ממנה ייצאתם את הקובץ.


עבור Outlook 2003

1. לחצו על קובץ > ייבוא וייצוא

8

2. לחצו על ייבוא מתוכנית או קובץ אחרים ולחצו על הבא

1

3. לחצו על ערכים מופרדים בפסיקים (Windows) ולחצו על הבא

2

4. לחצו על עיון ובחרו את הקובץ CSV שייצאתם מבעוד מועד

5. סמנו את אל תייבא פריטים כפולים

3

6. סמנו את אנשי קשר ולחצו על הבא

4

7. וודאו כי אכן מסומן V בחלון זה, אם לא עברו לחלק של פתרון בעיות
8. לחצו על סיום

5


עבור Outlook 2007

9. לחצו על קובץ > ייבוא וייצוא

14

10. לחצו על ייבוא מתוכנית או קובץ אחרים ולחצו על הבא

6

11. לחצו על ערכים מופרדים בפסיקים (Windows) ולחצו על הבא

7

12. לחצו על עיון ובחרו את הקובץ CSV שייצאתם מבעוד מועד
13. סמנו את אל תייבא פריטים כפולים

8

14. סמנו את אנשי קשר ולחצו על הבא

9

15. וודאו כי אכן מסומן V בחלון זה, אם לא עברו לחלק של פתרון בעיות
16. לחצו על סיום

10


עבור Outlook 2010

17. לחצו על קובץ > פתח > יבא

20

18. לחצו על ייבוא מתוכנית או קובץ אחרים ולחצו על הבא

12

19. לחצו על ערכים מופרדים בפסיקים (Windows) ולחצו על הבא

13

20. לחצו על עיון ובחרו את הקובץ CSV שייצאתם מבעוד מועד
21. סמנו את אל תייבא פריטים כפולים

14

22. סמנו את אנשי קשר ולחצו על הבא

15

23. וודאו כי אכן מסומן V בחלון זה, אם לא עברו לחלק של פתרון בעיות
24. לחצו על סיום

16


פתרון בעיות

לעיתים כשננסה לייבא את הקובץ CSV הוא יעבור אך בג'יבריש, זה נגרם בגלל בעיות בתרגום בין שיטות קידוד שונות
כדי לפתור זאת נוכל לשנות את צורת הקידוד של אותו קובץ.

1. לחצו על התחל > כל התוכניות > הפעלה > רשמו notepad ולחצו על אנטר

זה יפתח את הפנקס רשימות

2. מתוך הפנקס רשימות לחצו על קובץ > פתח ובחרו בקובץ CSV שיצרתם.

3. לחצו על קובץ > שמירה בשם >

4. בחלקו התחתון של החלון יש את החלק של קידוד, אם עכשיו כתוב ANSI, וראינו שזה לא עובד, נעבור לבא בתור
לרוב UTF-8 עובד תקין.

2_thumb9_thumb

5. אנחנו רוצים להחליף את הקובץ CSV הקיים, היות והפנקס רשימות לא יכול לשמור בפורמט CSV, כל שיש לעשות
זה ללחוץ פעמיים על הקובץ CSV > ולאשר את הבקשה שעולה להחליף את הקובץ

3_thumb5_thumb

6. עכשיו נסו לייבא שנית, אם עדיין מוצג ג'יבריש החליפו את הקידוד בין כל הסוגים עד שהוא יעבוד.

 

ניסית אך הבעיה עדיין ממשיכה, מה עוד ניתן לעשות?

זה קורה כאשר מייצאים מ outlook ששפת הממשק שלו באנגלית, ומנסים לייבא לתוך Outlook
ששפת הממשק שלו בעברית, הגרסה העברית מצפה לכותרות כמו "שם" ו"דואר אלקטרוני" ואילו
בקובץ CSV כתוב "Name" ו "Email Address"

כדי לפתור זאת:

7. יש לשנות את השדות ידנית בקובץ CSV כדי שיהיה תואמים למוצג על המסך, לדוגמא:

4_thumb2_thumb

כדי לעשות זאת:

8. פתחו את הקובץ CSV

9. תוכלו לראות את הכותרת בטור B כתובת דואר אלקטרוני, פשוט מחקו את המילה כתובת כדי שהשדה
יתאים לפורמט של Outlook ושמרו את הקובץ

5_thumb1_thumb

6_thumb1_thumb

10. כשתשמרו את הקובץ תקבלו הודעה על תאימות של הקובץ, זה תקין, לחצו על כן

7_thumb2_thumb


  • ייבוא ל Gmail ו Hotmail

כאשר מייצאים מ Outlook קובץ CSV הוא מייצא אותו עם כותרות בעברית, שירות כמו GMAIL או Hotmail לא יודעים לקרוא קובץ CSV שהכותרות שלו בעברית, לכן עקבו אחר השלבים 8-10 בחלק של פתרון בעיות ושנו את הכותרות ל
Name ו Email Address, בצורה זו, האתר יוכל לזהות את מבנה הקובץ.

שמחתי לעזור

שחר שושן

 

אהבתם? שתפו...EmailFacebookGoogle+LinkedInTwitter