הקצאת שמות לטווחים בתוכנת אקסל

זהו המדריך השלישי בסדרת המדריכים לגבי תוכנת אקסל ובו נלמד כיצד כיצד להקצות שמות לטווחים בתוכנת אקסל.

מאת: רותם כהן

מי מכם שחפץ בכך יוכל לעיין במדריכים הקודמים בהם למדנו אודות פונקציות בסיסיות בתוכנת אקסל וקיבוע נוסחאות.

כפי שראיתם בפוסטים הקודמים בעת שימוש בנוסחאות ופונקציות בתוכנה עלינו להגדיר למעשה "טווח פעולה" בו פועלת הפונקציה ומתייחסת לערכיו בלבד בעת ביצוע החישוב .

לרוב , תיאור הטווח יגיע במבנה של 2 תאים – האחד מגדיר את התחלת הטווח והשני מגדיר את סיומו . לדוגמא – הגדרת הטווח A1:A5 תגדיר את כל טווח התאים בין 2 התאים הנ"ל ובפירוט נרחב יותר מדובר למעשה בתאים A1 ,A2, A3,A4,A5 .

צורת עבודה זו נוחה אולי ברגע שעובדים עם כמויות נתונים קטנות או לאילו מכם שאוהבים לבצע עבודה ידנית אך חישבו על מצב שונה בו קיימות אלפי שורות המכילות נתונים רבים ועליכם להפנות פונקציות רבות לאותו הטווח ? כאן נכנסת לתמונה הקצאת השם לטווח נתונים .

הקצאת שם לטווח היא אפשרות של הקצאת שם לוגי לפי בחירת המשתמש לטווח נתונים מסויים על מנת להקל על המשתמש בניהול הטווחים ,בגישה אליהם והקלדתם בעת שימוש בפונקציה כזו או אחרת.

לצורך המחשה יצרנו טבלה חדשה המכילה את ציונייהם של חמישה תלמידים ב5 מבחנים שונים כאשר על ידי שימוש בפונקציות AVERAGE MAX MIN שלמדנו בפוסט הראשון מצאנו בקלות את הציון הגבוה והנמוך ביותר וציונם הממוצע בין חמשת המבחנים

הקצאת שמות לטווחים בתוכנת אקסל

במדריך זה נלמד אודות:

    • הגדרת טווח מותאם אישית
    • הגדרת טווחים מרובים
    • ניהול שמות הטווחים
  • שימוש בשמות הטווחים בפונקציות

הגדרת טווח מותאם אישית

עלינו לסמן את טווח התאים אותו אנו מעוניינים להגדיר כטווח (במקרה זה B2 – F2) וללחוץ על נוסחאות > הגדר שם תחת קבוצת הפקדים שמות מוגדרים .

הקצאת שמות לטווחים בתוכנת אקסל

לאחר לחיצה על כפתור הגדר שם יפתח לפנינו חלון בו יהיה עלינו להגדיר/לוודא את הסעיפים הבאים:

    • שם – שם הטווח כפי שתפנו אליו במהלך העבודה עם הקובץ
    • טווח – מיקום הטווח , באיזה גיליון או ביחס לחוברת העבודה כולה
    • הערה – הקלדת טקסט חופשי המתאר את התוכן אותו מכיל הטווח (מומלץ מאד בעבודה עם טווחים רבים)
  • מפנה אל – התאים אליהם מופנה הטווח (שימו לב כי הטווח מקובע עד ידי שימוש בסימון $ )

הקצאת שמות לטווחים בתוכנת אקסל

לחיצה על אישור תצור למעשה את הטווח


הגדרת טווחים מרובים

במידה ויש בידיינו טבלה בה אנו מעוניינים ליצור טווחים מרובים – למשל על פי סוג המבחן , ממוצע , ציון מקסימלי , מינימלי וכדומה או על פי שם התלמיד עלינו לבחור את כלל טווח הטבלה המכילה את הנתונים וללחוץ על נוסחאות > צור מתוך קטע נבחר

Excel

לאחר לחיצה על כפתור צור מתוך קטע נבחר תופיע לפנינו חלונית בה נתבקש לבחור על פי אילו קטגוריות ליצור את הטווחים .

Excel

שימו כי הטווחים שאנו בחרנו יווצרו על פי שורת הכותרות העליונה;שם , מבחן א' –ה' , ממוצע , ציון מקסימלי וציון מינימנלי – כך שלמעשה שמות הטווחים ימשכו מהשורה העליונה וכל שאר התאים בהם קיים מידע תחת הכותרת יכללו בטווח

במידה והיינו בוחרים לדוגמא בעמודה הימנית כעמודה בה נמצאים השמות שמות הטווחים היו ; שם , דני , יוסי , בני , איציק , ערן .

בדוגמא הבאה תוכלו לראות את ההמחשה של 2 האפשרויות המוצגות לעיל :

    • אדום – חלוקה לפי שורה עליונה
  • ירוק –חלוקה לפי עמודה ימנית

Excel


ניהול שמות הטווחים

לאחר שיצרתם את הטווחים באופן אוטומטי או מותאם אישית ניגש כעת לניהולם – נוכל ליצור טווחים חדשים לערוך קיימים , למחוק טווחים שאין לנו צורך בהם ועוד.

על מנת להגיע אל תפריט ניהול הטווחים תוכלו ללחוץ על לשונית נוסחאות > מנהל השמות

אקסל

בתוך חלון תוכלו לראות את כל הטווחים המוגדרים כעת במסמך מחולקים באופן הבא :

    • שם – שם הטווח כפי שתפנו אליו במהלך העבודה עם הקובץ
    • ערך – נתוני הערכים המוצגים כעת בטווח זה
    • טווח – מיקום הטווח , באיזה גיליון או ביחס לחוברת העבודה כולה
    • הערה – הקלדת טקסט חופשי המתאר את התוכן אותו מכיל הטווח (מומלץ מאד בעבודה עם טווחים רבים)
  • מפנה אל – התאים אליהם מופנה הטווח (שימו לב כי הטווח מקובע עד ידי שימוש בסימון $ )

אקסל

בנוסף למידע המוצג תוכלו להשתמש בכפתורים הקיימים :

    • חדש – יצירת טווח חדש על פי תבנית יצירת טווח מותאם אישית
    • עריכה – בחירה ועריכה של טווח קיים (ניתן גם לערוך את הטווח באופן ידני תחת סעיף מפנה אל)
    • מחק – מחיקת טווח קיים (שם הטווח ימחק אך הנתונים שבו לא ימחקו)
  • סנן – סינון תצוגתי של הטווחים המוגדרים במסמך

הדרכה אקסל


שימוש בשמות הטווחים בפונקציות

כעת לאחר שלמדנו ליצור טווחים מותאים אישית , אוטומטית לערוך ולנהל אותם נלמד כיצד להשתמש בהם בכתיבת פונקציות ונוסחאות ונראה את היתרון בשמות טווחים .

אציין מראש כי מומלץ להשתמש בשמות טווחים באנגלית משום שפונקציות נכתבות משמאל לימין אך אין חובה

עד לרגע זה במידה ורצינו לדעת מהו הציון הגבוה במבחן א' היינו צריכים להקליד את הפקודה (Max(B2:B6= כעת כל שנוכל לעשות הוא להקליד את הפקודה בנוסח הבא (מבחן_א)Max=

הדוגמא היא דוגמא פשוטה מאד כמובן אך בפועל תארו לעצמכם את הנוסחא הבאה המוגדרת ללא טווחים:

=IF(M10=0,"None",(INDEX(DB!D51:D91,MATCH(M10,DB!C51:C91,0))))

ותוכלו לראות כיצד שימוש בשמות טווחים מפשט אותה מעט :

=If(count_filed=0,"None",(Index(count_list,Match(count_filed,text_list,0))))

הנוסחא אומנם אינה פשוטה עדיין אך תוכלו לעקוב אך עיקרון החישוב בה ביתר קלות


זה הכל להפעם חברים

ועד לפעם הבאה

Stay Tuned

רותם

 

אהבתם? שתפו...Email this to someoneShare on FacebookShare on Google+Share on LinkedInTweet about this on Twitter

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *